Politique de confidentialité

Introduction

Le Carrefour jeunesse emploi Saint-Laurent (« CJE ») reconnaît l’importance de protéger les renseignements personnels recueillis au sein de l’organisme dans le cadre de ses fonctions. Que ces renseignements proviennent de la clientèle, des membres de l’équipe employée, des bénévoles, des membres du CJE, des partenaires ou des fournisseurs, le CJE s’engage à respecter leur confidentialité et à assurer leur protection en mettant en place les mesures et dispositions nécessaires, notamment en matière de cybersécurité et de confidentialité. Le présent document a été créé conformément à la réglementation en vigueur, notamment la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels du Québec et les lois et règlements sur la protection des renseignements personnels applicables au Canada. Il décrit également nos méthodes de collecte, d’utilisation, de communication et de protection des renseignements personnels.

Renseignements personnels collectés

Les renseignements personnels sont les informations qui permettent, directement ou indirectement, d’identifier une personne physique. Cette définition est applicable aux renseignements collectés et conservés par CJE St-Laurent ou par des tiers, quelle que soit la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Les catégories de renseignements personnels que nous collectons sont indiquées ci-dessous (liste non exhaustive et susceptible d’être modifiée afin de respecter nos obligations légales locales) :

• Renseignements d’identification : nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone mobile, adresse courriel personnelle, nationalité, âge, date de naissance, statut marital, code postal, pays de naissance, etc.
• Renseignements commerciaux : historique des transactions, demandes de renseignements et de devis, etc.
• Renseignements reliés aux services rendus : CV, parcours scolaire, niveau d’études, établissement scolaire, expérience professionnelle, loisirs, intérêts, implication dans la communauté, adhésion à des clubs/associations caritatives (autres que politiques ou religieux), programme d’enseignement, etc.
• Renseignements relatifs à la candidature et à l’embauche : CV, parcours scolaire, niveau d’études, établissement scolaire, expérience professionnelle, lettres de recommandation, références, historique professionnel, loisirs, intérêts, implication dans la communauté, adhésion à des clubs/associations caritatives (autres que politiques ou religieux), programme d’enseignement, dossiers scolaires, tests psychométriques, renseignements relatifs aux entretiens, renseignements relatifs aux empêchements judiciaires, etc.
• Renseignements informatiques et relatifs à l’activité numérique : adresse IP, adresse MAC, journaux, type d’appareil, etc.
• Renseignements relatifs au compte : rôles et autorisations, paramètres et préférences, historique de connexion, mot de passe, etc.
• Renseignements de géolocalisation : peut inclure une adresse précise, un lieu approximatif, un quartier ou une ville. Par exemple, il peut s’agir d’une technologie GPS.
• Témoins de navigation (cookies) : les témoins de navigation (cookies) sont de petits fichiers qui peuvent être téléchargés sur l’appareil du visiteur lors de la consultation et l’utilisation du site internet du CJE. Ils permettent de reconnaître les appareils et de stocker des informations sur les préférences ou les actions antérieures des utilisateurs.

Nos sites Web utilisent des témoins et/ou des technologies similaires. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lorsque l’internaute visite un site Web, et qui peuvent être récupérés par ce serveur lors de visites ultérieures. Ceux-ci lui permettent de vous reconnaître plus facilement. Voici une liste sommaire des informations recueillies :

• Le nom de domaine Internet et l’adresse IP avec laquelle vous accédez à l’un de nos sites Web (l’adresse IP est un numéro assigné à votre ordinateur par votre fournisseur d’accès Internet chaque fois que vous naviguez sur le Web)
• Le type de navigateur et le système d’exploitation que vous utilisez
• La date et l’heure à laquelle vous accédez à l’un de nos sites Web
• Les différentes pages consultées et la durée de ces consultations

Collecte de vos renseignements personnels

Dans le cadre de nos activités et de nos services, nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, y compris, mais sans s’y limiter :

• Coordonnées personnelles ou professionnelles : prénom, nom, adresse(s), adresse(s) courriel, numéro d’assurance sociale, date de naissance et numéro(s) de téléphone.
• Renseignements relatifs aux services rendus et à leur évolution.
• Renseignements relatifs aux préférences de communication.
• Renseignements relatifs au recrutement : curriculum vitae, informations sur la scolarité et les expériences professionnelles.
• Pour les fournisseurs : informations concernant la facturation et les renseignements financiers, comme une adresse de facturation, des renseignements relatifs à un compte bancaire, à un numéro de carte de crédit ou à des données de paiement.
• Renseignements concernant l’utilisation de nos sites Web et d’autres informations techniques : détails sur les visites de nos sites Web, interactions avec notre contenu en ligne, et renseignements recueillis au moyen de témoins (cookies) et d’autres technologies de suivi.
• Tout autre renseignement personnel que vous fournissez.

Veuillez noter que si vous nous communiquez des informations personnelles au sujet d’autres personnes, ces dernières doivent avoir été avisées que leurs renseignements ont été partagés avec nous. Nous devons également obtenir leur consentement pour toute communication de ces renseignements.

Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels sont indispensables pour la conclusion d’un contrat ou pour respecter certaines obligations légales. Si vous ne nous communiquez pas vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure de respecter nos obligations légales/contractuelles ou d’atteindre les résultats attendus.

Partage de vos renseignements personnels

Nous ne partageons, ne vendons, ne louons, ni ne cédons vos renseignements personnels.

Ainsi, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à de tierces parties externes autres que nos bailleurs de fonds, pour qui il est nécessaire d’avoir accès à ces renseignements :

• Pour établir votre admissibilité aux services gouvernementaux
• Pour faire le suivi de l’évolution de votre parcours et vous offrir un service de qualité
• Pour demander l’accès à un autre service
• Pour réaliser des portraits statistiques de manière globale
• Lors de la reddition de comptes dans le cadre de certains projets

Nous ne communiquerons que les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions de manière adéquate.

Aussi, nous pouvons être amenés à transmettre vos informations personnelles à des tiers de confiance, notamment :

• À des autorités gouvernementales et des organismes lorsque les lois applicables l’exigent.
• À un organisme mandaté par la loi pour prévenir, détecter ou réprimer les crimes ou les infractions aux lois, lorsque cela est requis dans l’exercice de ses fonctions, et si les renseignements sont essentiels pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable, notamment au Québec.

Utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés conformément à la présente Politique de confidentialité et aux lois en vigueur, notamment, et sans s’y limiter, pour les usages suivants :

• Vous soutenir adéquatement dans votre parcours, votre emploi, votre engagement bénévole ou votre mandat.
• Vous communiquer des renseignements ou d’autres informations (comme des offres d’emploi, des confirmations de rendez-vous ou des transferts d’argent dans le cadre d’un contrat signé) ou des événements relatifs à nos services.
• Maintenir et améliorer nos services.
• Permettre les redditions de compte aux gouvernements et bailleurs de fonds, y compris la collecte des renseignements afin de réaliser des portraits statistiques. Les rapports issus de ces collectes de données ne comprennent aucun renseignement personnel.
• Répondre aux demandes légalement contraignantes des forces de l’ordre, des autorités réglementaires ou d’autres tiers, et nous conformer aux lois applicables.

Au sein de notre organisation, seules les personnes qui ont besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent le faire.

Protection de vos renseignements personnels

Le CJE St-Laurent respecte la règlementation en vigueur et les normes imposées en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité des systèmes d’information.

Nous appliquons des mesures de sécurité techniques, organisationnelles et de gestion des incidents pour protéger les renseignements personnels que nous gérons ou qui sont confiés à nos partenaires sélectionnés. Nous nous assurons ainsi de les protéger contre les manipulations accidentelles ou intentionnelles, et contre les risques de perte, de destruction et d’accès par des personnes non autorisées.

Nous disposons de plusieurs protections en matière de cybersécurité et nos procédures de sécurité sont continuellement améliorées en fonction des nouvelles technologies disponibles.

Délais de conservation

Vos informations personnelles sont conservées uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si la loi exige ou autorise une période de conservation plus longue.

Coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question au sujet du traitement ou de la mise à jour de vos renseignements personnels ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez nous contacter à l’adresse courriel suivante : vieprivee@cjestlaurent.org ou par téléphone au +1 514-855-1616, poste 221.

Le responsable de la protection des renseignements personnels communiquera avec vous dans les trente (30) jours suivants la réception de votre demande.

Il est possible également d’exercer vos droits liés à la protection des renseignements personnels en utilisant les coordonnées fournies ci-dessus par courriel ou par téléphone.

Conformément à la loi, vos droits en matière de protection des renseignements personnels incluent :

• Retrait du consentement : Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels.
• Droit d’accès et de rectification des renseignements personnels détenus à votre sujet : Vous avez le droit d’accéder gratuitement à vos renseignements personnels. Vous avez le droit d’obtenir confirmation que des renseignements personnels vous concernant sont traités par le CJE et le droit de demander quels renseignements personnels en particulier sont en cours de traitement. Une copie de vos renseignements personnels peut également vous être remise sur demande.
• Droit à l’oubli : Dans certains cas, notamment lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été collectés ou lorsque leur diffusion contrevient à la loi, vous avez le droit de demander l’effacement de vos renseignements à personnels ainsi que la désindexation de tout hyperlien associé à votre nom.
• Droit à la portabilité des renseignements : Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que ces renseignements soient transmis à un autre responsable de traitement.

Une fois que nous vous avons bien identifié, vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet, dans les limites autorisées ou exigées par la loi. Dans certains cas, une demande écrite de votre part peut être nécessaire.

Si des modifications doivent être apportées à vos renseignements personnels, il est préférable de communiquer avec nous rapidement par téléphone ou par courriel afin de mettre à jour votre dossier et nos bases de données.

Le responsable de la protection des renseignements personnels du CJE St-Laurent répondra à votre demande dans un délai de 30 jours à compter de sa réception. En cas de refus de la demande, le requérant sera également informé des raisons du refus.

Modification à la présente politique

Le CJE St-Laurent s’engage à mettre à jour la présente politique afin qu’elle reflète l’évolution de ses pratiques, de ses services, ainsi que les changements dans les règlements et la législation sur la protection des renseignements personnels. En cas de modification, un avis sera publié afin d’informer des changements apportés.